Wonosari – Rabu (21/05/2025), Tim Pengawasan Kearsipan Internal Kabupaten Gunungkidul Tahun 2025 melakukan pengawasan kearsipan pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Gunungkidul.

Pada kesempatan ini tim pengawas kearsipan internal diterima oleh Sekretaris Dinas Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Gunungkidul, Asar Janjang Riyanti,S.E.M.Ec.Dev,  didampingi Kepala Subbag Umum, Wakinah, S.Sos,  beserta staf.

Tujuan pengawasan ini adalah untuk melakukan monitoring pengelolaan arsip dinamis di Perangkat Daerah yang meliputi:  arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif. Arsip vital merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif  merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien.

Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Gunungkidul telah menerapkan Aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) untuk mengelola kearsipan. Aplikasi SRIKANDI memiliki beberapa fitur seperti fitur penciptaan arsip yang meliputi pembuatan, penandatangan, pengiriman dan penerimaan naskah dinas secara elektronik antar instansi pemerintah. Selain itu terdapat fitur penggunaan arsip oleh pengguna yang berhak, peminjaman arsip dan fitur penyusutan arsip yang meliputi pemindahan dan pemusnahan arsip. Admin OPD berperan untuk manajemen unit kerja, jabatan, dan informasi pengguna SRIKANDI dalam OPD itu sendiri. Pencatat surat berperan untuk mengelola penomoran surat otomatis, daftar penandatangan, daftar verifikator, daftar tujuan, dan lain sebagainya.

Pengawasan Kearsipan Internal ini dilakukan dengan pendekatan humanis sehingga diharapkan dapat meningkatkan Pengelolaan Arsip pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kabupaten Gunungkidul menjadi lebih baik dari waktu-waktu sebelumnya.